Oceny okresowe
System okresowych ocen pracowników jest jednym z filarów, na których opiera się świadome zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji. Czasami mówi się o nim również jako o „sercu zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji”, gdyż zaplanowany i cykliczny proces oceny wspiera systematyczny rozwój i efektywność pracowników.
SOOP pomaga zdiagnozować w jakim stopniu pracownicy wywiązują się z powierzanych ich zadań: daje możliwość sprawdzenia czy został zrealizowany założony plan oraz czy przy jego realizacji zostały zachowane obowiązujące w firmie normy i standardy. W zakresie kompetencji SOOP pomaga określić czy sposoby działania pracowników są zgodne z kulturą organizacyjną i oczekiwaniami ze strony firmy.
Podstawą do przeprowadzenia ocen okresowych są opisy stanowisk zawierające cele danego stanowiska, zakres odpowiedzialności i obowiązków a także rodzaj i poziom kompetencji niezbędnych do poprawnego realizowania danej funkcji. Umożliwiają one porównanie wymogów ze stopniem ich realizacji.
Nowoczesne Systemy Ocen Okresowych wyróżniają się kompleksowością: oprócz oceny wyników pracy oraz poziomu prezentowanych kompetencji celem SOOP jest określenie potrzeb szkoleniowych oraz ustalenie planów rozwojowych pracownika, adekwatnych do celów organizacji.
Jednakże, w celu trafnego określenia potencjału pracowników warto wspomóc się zastosowaniem innych metod poza klasyczną oceną okresową bazującą na arkuszu ocen oraz obserwacji. Klasyczna metoda SOOP opiera się bowiem głównie na ocenie retrospektywnej, czyli dotyczącej wyników pracownika w minionym okresie podlegającym ocenie. Wzbogacając klasyczną metodę SOOP o inne narzędzia np. Assessment Center czy ocenę 360º, zakres jej zastosowania znacznie się poszerza, obejmując także pełną ocenę potencjału zawodowego i planowanie rozwoju pracowników.
Wybrane korzyści dla firmy:
- diagnoza potencjału pracowników i zaplanowanie adekwatnego sposobu jego wykorzystania
- rzetelna ocena jakości pracy pracownika w ostatnim okresie
- baza dla obiektywnego systemu wynagrodzeń i awansów
- kształtowanie pożądanych postaw pracowniczych i wzmacnianie motywacji do pracy
- usprawnienie procesu komunikacji i wymiany informacji w organizacji
- wzrost jakości pracy i efektywności działania
- poczucie sprawiedliwej oceny przekładające się na jakość relacji podwładny-przełożony
- zmniejszenie poziomu rotacji pracowników
Wybrane korzyści dla pracownika:
- zwiększenie zaufania do pracodawcy dzięki znajomości kryteriów oceny
- możliwość świadomego kształtowania własnego rozwoju
- informacja zwrotna na temat wykonywanej pracy
- możliwość porównania aktualnych wyników z oczekiwanymi przez organizację
- szansa na wypowiedzenie swoich opinii i oczekiwań w przeznaczonym do tego czasie
- mocniejsza identyfikacja z firmą: lepsze zrozumienie sensu i wartości wykonywanej pracy
Gwarancją trafności i rzetelności uzyskanych wyników jest jak najlepsze dopasowanie SOOP do specyfiki organizacji. Dlatego też dokładamy wszelkich starań, aby sposób realizacji projektu jak najpełniej odpowiadał misji, celom strategicznym i kulturze organizacyjnej firmy.
Na pewnym etapie rozwoju, w organizacjach rodzi się potrzeba wprowadzenia formalnego systemu oceny, który obowiązywałby wszystkich pracowników. Istnieje szereg systemów oceny, których efektywność zależy od specyfiki firmy i etapu rozwoju na jakim się znajduje. Jednym z nich jest na przykład system oparty na łatwych do zmierzenia wynikach pracownika, takich jak np. uzyskana marża czy ilość nowych klientów. Takie systemy koncentrują się na efektach pracy i zazwyczaj przez pewien czas przynoszą spodziewane efekty.
Jednak na dalszym etapie rozwoju organizacji taki system ocen zazwyczaj okazuje się niewystarczający i konieczne staje się stworzenie narzędzia, pozwalającego na zmierzenie realizacji wszystkich strategicznych celów firmy. Do tego celu najbardziej odpowiedni jest system dający możliwość zbadania cenionych przez firmę umiejętności, a więc system oparty na kompetencjach. Pozwala on ocenić zdolność poszczególnych pracowników do realizacji celów firmy.
Etapy wdrożenia oceny okresowej w organizacji
Dokonywanie oceny jest procesem trudnym i wymagającym przygotowania. Osoby oceniające powinny posiadać wiedzę na temat posługiwania się systemem, właściwego przebiegu procesu ewaluacji, jak i sposobów unikania typowych błędów oceny. Nie mniej ważne jest przygotowanie do prowadzenia rozmów rozwojowych z ocenianymi pracownikami, dla których proces oceny jest zazwyczaj sytuacją mało komfortową i stresującą. Często pracownicy mogą postrzegać ocenę jako atak na ich osobę. Koncentrują się wówczas na usprawiedliwianiu się, tłumaczeniu, odpieraniu argumentów i podważaniu oceny. Może się też zdarzyć, że pracownik ma poczucie winy i wyolbrzymia ocenę lub odnosi ją do całości swojej osoby. Postawy pracowników mogą być różne, czasem nawet skrajne, począwszy od braku zainteresowania rozmową, poprzez gniew, szok, płacz, wycofanie czy atak.
Dla Klientów, którzy zdecydowali się samodzielnie wdrożyć system ocen okresowych proponujemy szkolenie, które pomoże konsultantom wewnętrznym przygotować się do roli oceniającego jak i prowadzącego spotkanie rozwojowe.
Ogólny zakres tematyczny szkolenia:
- Cele SOOP – dla pracownika i dla organizacji
- Narzędzia SOOP: Karta oceny pracownika
- Przygotowanie do rozmowy oceniającej
- Mechanizmy psychologiczne w procesie oceny
- Przeprowadzenie rozmowy oceniającej
- Adekwatna samoocena pracownika
- Efektywna komunikacja w procesie oceny
- Przekazywanie pozytywnych i negatywnych informacji zwrotnych
- Błędy i zagrożenia w procesie oceny
- Wprowadzenie zmian