Audyt efektywnościowy / Audyt organizacyjny
Audyt organizacyjny jest narzędziem pozwalającym na diagnozę efektywności pracy w organizacji oraz funkcjonalności procesów i procedur biznesowych. Dzięki audytowi możliwe jest zidentyfikowanie obszarów obniżających efektywność pracy, w tym obszarów o niejasnym podziale odpowiedzialności między osobami oraz jednostkami organizacyjnymi. Informacje zebrane podczas przeprowadzania audytu służą następnie jako punkt wyjścia do planowania zmian i działań naprawczych.
Całościowy audyt organizacyjny przeprowadzany przez Konsultanta HR Care polega na analizie dnia pracy oraz dokumentów organizacyjnych a także na pozyskaniu od menedżerów i kluczowych pracowników informacji o problemach, z którymi borykają się w codziennej pracy, potrzebach i propozycjach zmian. Następnie na tej podstawie przygotowywane są rekomendacje działań naprawczych.
Jedna z podstawowych zasad audytu mów, iż funkcji Audytora nie powinni pełnić pracownicy firmy, gdyż trudno im zachować wystarczający stopień obiektywizmu, niezależności i bezstronności. Ten problem rozwiązać można przez powierzenie tego zadania naszym Konsultantom.
Obszary podlegające ocenie podczas audytu:
- Strategia, cele i misja organizacji
- Kultura organizacyjna
- Istniejące w organizacji systemy zarządcze
- Realizacja funkcji zarządczych firmy
- Obciążenie pracą na poszczególnych stanowiskach
- Efektywność pracy poszczególnych pracowników
- Kompetencje w poszczególnych jednostkach organizacyjnych
- Efektywności podejmowanych działań
- Planowanie pracy
- Komunikacja w firmie
- Podział odpowiedzialności i zadań
- Inne, proponowane przez Klienta
W ramach całościowego audytu:
- diagnozujemy obecny stan struktury organizacyjnej oraz doradzamy najlepszy kierunek rozwoju
- wskazujemy mocne strony oraz obszary wymagające rozwoju
- rekomendujemy działania ukierunkowane na poprawę efektywności funkcjonowania wskazanej struktur
- towarzyszymy organizacjom podczas wdrażania zmian (w tym restrukturyzacji)
Korzyści dla Klienta:
- identyfikacja procesów generujących straty w organizacjach
- szczegółowy opis kompetencji wskazanych pracowników oraz ewentualną ocenę
- rzetelna ocena funkcjonowania wskazanej struktury
- redukcja nadmiernej etatyzacji
- rekomendacje działań na przyszłość, mających na celu wzrost efektywności organizacji
- możliwość zastosowania zdobytej wiedzy do przeprowadzenia zmian w organizacji
W ramach audytu efektywnościowego oferujemy analizę procesów funkcjonujących w firmie (np. produkcyjnych, sprzedażowych, marketingowych, obsługi klienta, zarządzania personelem), ukierunkowaną na eliminację zbędnych i nieefektywnych działań, które powodują stratę czasu i pieniędzy firmy. Analiza procesów w firmie jest pierwszym krokiem i punktem wyjścia do doskonalenia. Dzięki wskazaniu niedociągnięć w zarządzaniu, produkcji czy świadczeniu usług, organizacja ma szanse na dokonanie zmian i znaczący wzrost efektywności i produktywności. W rezultacie ograniczona zostaje ilość strat oraz niewłaściwie wykonanej pracy. W wyniku tego organizacja zyskuje znaczne oszczędności.
Analiza procesów odbywa się na podstawie:
- spotkań z menedżerami/liderami odpowiedzialnymi za procesy jakich dotyczy projekt
- dokumentacji firmy związanej z organizacją procesów i zarządzaniem
- opisów stanowisk pracy
- obowiązujących procedur (np. ISO, innych specyficznych)
Fotografia dnia pracy jest jedną z podstawowych metod realizacji audytu. Jej celem jest analiza efektywności pracowników oraz stopnia wykorzystania przez nich czasu pracy. Fotografia dnia roboczego oparta jest na obserwacji i rejestrowaniu wszystkich czynności i przerw na danym stanowisku pracy. Fotografia dnia pracy prowadzona jest na podstawie specjalnie przygotowanego arkusza obserwacji, który może być bardziej lub mniej złożony, w zależności od wyznaczonych celów szczegółowych.
Na fotografię dnia pracy składa się:
- analiza procesów pracy uwzględniająca takie elementy, jak: organizacja pracy, czas pracy, proporcja czasu wykorzystanego efektywnie do czasu wykorzystanego nieefektywnie, znaczenie poszczególnych zadań i czynności, częstotliwość i długość przerw
- analiza obciążenia pracą na poszczególnych stanowiskach
- diagnoza ergonomii procesów i czynności pracy
- obserwacja zachowań pracowników w czasie pracy
- obserwacja i analiza relacji panujących w miejscu pracy
- atmosfera podczas pracy, poziom zaangażowania pracowników
Fotografia dnia pracy pozwala na sformułowanie wniosków dotyczących:
- stopnia wykorzystania czasu pracy przez pracowników
- pełnego obrazu czynności i zadań na poszczególnych stanowiskach
- ilości niezbędnych stanowisk i pracowników
- identyfikacji kryteriów wartościowania pracy
- procesów zachodzących w firmie
- potrzeb sprzętowych i technologii niezbędnych do pracy